Een overvolle mailbox is een blok aan de lovely legs van veel business babes. En dan heb ik het nog niet eens over alle frustraties en irritaties die het oproept. Heb ik nou heel toevallig een paar super efficiënte tips voor je hoe je weer overzicht en structuur in je mailbox krijgt.

Geen tijd om te lezen? Listen up & enjoy!

Een kleine investering

Om je mailbox weer overzichtelijk te krijgen moet je er eerst wel even wat tijd insteken. Maar ik verzeker je dat deze investering je straks zo’n uur per dag aan irritaties en frustraties scheelt. Minimaal een uur per dag! Klinkt onweerstaanbaar, wat jij?

virtual assistant lianne

Een opgeruimde mailbox in 6 stappen

1. Ga er even goed voor zitten

Maak tijd vrij zodat je ongestoord en full focus met je mailbox aan de slag kunt.

2. Afmelden nieuwsbrieven die je never nooit leest

De kans is groot dat je inbox vol staat met nieuwsbrieven. En de kans dat je al deze mailings ooit nog eens gaat lezen is uber klein. Meld je af voor alle nieuwsbrieven waar je hart niet sneller van gaat kloppen.

3. De 2-minutenregel 

Kun je een mailtje binnen 2 minuten afhandelen? Doe dat dan gelijk want opgeruimd staat netjes.

4. Maak vier mappen aan

A. Actie

Alle mailtjes die je niet binnen twee minuten kunt afhandel verplaats je naar de map actie. Plan een moment in je agenda om al deze mailtjes af te handelen.

B. Wachten

In deze map bewaar je alle mails waarbij je nog op een antwoord wacht. Check deze map 1 à 2 keer in de week.

C. Later

Alle twijfelgevallen plaats je in deze map. Loop deze mails eens per week bij langs en beslis dan of je wel/niet iets mee wilt doen.

D. Afgehandeld

De naam van de map zegt het eigenlijk al, hier bewaar je alle mailtjes in die je afgehandeld hebt.

5. Maximaal 7 submappen 

Naast de drie ‘hoofd’ mappen maak je een aantal submappen die voor jou handig zijn. Dit kan bijvoorbeeld een map boekhouding of een map met bestellingen zijn. Beperk het aantal tot maximaal zeven om het overzichtelijk te houden.

6. Plan mail momenten in

De eerste puinruim slag heb je geslagen, nu is het de kunst om het overzichtelijk te houden. Plan vaste momenten in om je inbox ook in de toekomst fris en overzichtelijk te houden.

Zo doe ik dat dus. Niet alleen voor mezelf, maar zo houd ik ook de mailbox van mijn klanten fris en fruitig. ⁠

Heb jij dat ook? Zo’n lange lijst ongelezen e-mails dat je door de bomen het bos, of beter gezegd de e-mails, niet meer ziet? ⁠Laat het me weten in een reactie hieronder, ik ben benieuwd!

Liefs Lilly